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ジョブディスクリプションを整備しよう【在米日系企業人事部門必見】

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シャイン
シャイン
アメリカで海外駐在員をしているShineです。日系メーカーに勤務しています。
シャチョウ
シャチョウ
  • ジョブディスクリプションって何?
  • どうしてジョブディスクリプションが必要なの?
  • ジョブディスクリプションを整備するメリットは何?
ジョブディスクリプションに関する疑問
  • ジョブディスクリプションって何?
  • どうしてジョブディスクリプションが必要なの?
  • ジョブディスクリプションを整備するメリットは何?

このような悩みを解決する為、アメリカにおけるジョブディスクリプションについて、ショウさん@HrLinqsにお話を伺いました。

在米日系企業のHR(人事)に携わっている方やグローバル人事を担当されている方は、是非この記事に目を通してみて下さい。

ジョブディスクリプションを整備しよう

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シャイン
シャイン
今日はお時間を頂きありがとうございます。今回で2回目の登場ですね。今回もよろしくお願いします。
ショウさん
ショウさん
こちらこそ、再度お声がけ頂きありがとうございます。よろしくお願いします。

HR Linqs, Inc.のショウさんは米国人事のプロ

ショウさん@HrLinqs HR Linqs, Inc.というアメリカ人事コンサル会社を経営されているアメリカ人事のプロです。

HR Linqsの業務内容
  • Employee Handbook(就業規則)作成/更新
  • Job Description作成/更新
  • 人事・労務関連コンサルティング

HR Linqs, Inc.のホームページを見る

ショウさん@HrLinqsには下記の記事にも協力してもらっています。

EHB
在米日系企業の就業規則【就業規則を整備しましょう】『Employee Handbookって何?』、『どうして就業規則が必要なの?』、『就業規則を整備しないとどうなるの?』これらの悩みを解決する記事です。在米日系企業で働く海外駐在員又はアメリカ人事に関わっている人に読んでもらいたいです。...

ジョブディスクリプション(Job Description)とは?

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シャイン
シャイン
そもそもジョブディスクリプションとは何でしょうか?? 
ショウさん
ショウさん
日本語では職務記述書、職務指南書と呼ばれる書類です。各ポジションの職責、職務範囲、職務内容の詳細を明記します。従業員が就いているポジションにおいて企業が求めている事を伝える書類です。

 ジョブディスクリプションとは職務記述書のこと

Job Descriptionとは職務記述書又は職務指南書と呼ばれる書類のことで、アメリカでは一般的な人事書類です。

ジョブディスクリプションには、各ポジション毎の仕事内容が記載されており、個人個人の役割や責任が明確になっています。

ジョブディスクリプションとは

  • 職務記述書/職務指南書
  • 各ポジションの職責が記載されている書類
  • 各ポジションの職務範囲が記載されている書類
  • 各ポジションの職務内容が記載されている書類

上記をジョブディスクリプションに明記することにより、企業が各ポジションに就いている従業員に求めていることが明確になります。

実際に僕の勤め先のアメリカ現地法人もプロに依頼してJob Descriptionを作成してもらいました。

Job Descriptionサンプル

出所:Betterteam

なぜジョブディスクリプションが必要なのか?

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シャイン
シャイン
なぜジョブディスクリプションが必要なのでしょうか?
ショウさん
ショウさん
ジョブディスクリプションが必要な理由は3つあります。

  • 採用の際に役立つ
  • 人事評価の際に役立つ
  • 法的リスクの軽減に役立つ

Job Descriptionは人の採用に役立つ

ジョブディスクリプションがあると人を採用する際に便利です。

なぜならJob Descriptionには、仕事の内容が明確に書かれており必要な人材が探しやすくなるからです。

ジョブディスクリプションの内容
  • 募集している人材のポジション名
  • 募集している人材に要求される学歴
  • 募集している人材に要求される経験、スキル
  • 募集している人材の仕事内容

実際に僕が人材の募集をかける時は、人材紹介エージェントにジョブディスクリプションを渡しています。

ジョブディスクリプションは人事考課に役立つ

Job Description従業員を評価する際に役に立ちます。

なぜならジョブディスクリプションには下記2点が明記されているからです。

  • 就業時間中従業員がすべきこと
  • 就業時間中企業が従業員に求めること
ショウさん
ショウさん
これらを書面として残すことにより、企業が従業員に対し公正な評価を行うことができます。

ジョブディスクリプションは法的リスク軽減に役立つ

シャイン
シャイン
なぜジョブディスクリプションで法的リスクを軽減できるのですか? 
ショウさん
ショウさん
ジョブディスクリプションは、人ではなくポジション毎に作成する書類です。各ポジションに必要な内容や情報が記載されているので差別的な問題を回避することができるのです。

ジョブディスクリプションで法的リスク軽減

  • Job Descriptionは人ではなくポジション毎に作成する書類
  • 各ポジションに必要な内容や情報が記載されている
  • 差別的な問題を回避することができる

Job Descriptionのメリットとデメリット

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シャイン
シャイン
ジョブディスクリプションがあることによるメリットとデメリットを教えてもらえますか?
ショウさん
ショウさん
はい、メリットは企業が期待する業務と実際の業務とのミスマッチが減らせることです。一方デメリットは『ジョブディスクリプションに記載がないことはやらない』と従業員に言われてしまうことです。

ジョブディスクリプションのメリット

Job Descriptionがあると、企業が期待する業務と実際の業務のミスマッチを減らすことができます。

なぜなら従業員の業務がジョブディスクリプションに書かれていて明確になっているからです。

企業と従業員間のミスマッチを減らすことにより・・・

  • 業務の効率化が可能となる
  • 評価の整合性(客観性)を高めることが可能となる

やるべきことが明確になっているので、企業と従業員の両方にとってフェアなシステムだと言えます。

ジョブディスクリプションのデメリット

Job Descriptionのデメリットにはデメリットもあります。

ジョブディスクリプションのデメリット
  1. ジョブディスクリプションに記載のないことはやってくれない
  2. 就労内容が明確になることにより、給与アップの要求が増える
  3. あまりにも詳細なジョブディスクリプションは。従業員の成長を限定する可能性がある

例えば上記の通りです。

❷は例えば中小企業で人手が不足して就労内容が増えたり、優秀な人に更に職責を増やしたりする事で、仕事が増えたならその分給与を増やしてほしいというリクエストが出るケースのことです。

ショウさん
ショウさん
デメリットについてはJDの記載方法が良くない場合もある為、メリットの方が遥かに大きいです。

在米日系企業におけるJob Descriptionの整備状況

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シャイン
シャイン
在米日系企業におけるジョブディスクリプションの整備状況や活用具合を教えてもらえますか?
ショウさん
ショウさん
残念ながら多くの日系企業が未だにちゃんとしたJob Descriptionを持っていなかったり、きちんと活用できていないというのが実情です。

ジョブディスクリプションの整備状況

在米日系企業におけるジョブディスクリプション(JD)の整備状況は、あまりきちんとできていないというのが実情です。

【日系企業におけるJDの整備状況】

  • 多くの日系企業がちゃんとしたJob Descriptionを持っていない
  • ジョブディスクリプションは持っているが活用できていない

従業員が少なく中小企業ほどジョブディスクリプションの管理がおろそかな傾向です。

ジョブディスクリプションを活用できているか?

多くの在米日系企業は、ジョブディスクリプションを活用できていません。

なぜならほとんどの在米日系企業はJob Descriptionの活用法をあまり知らないからです。

ジョブディスクリプションの活用方法
  1. 雇用の際に活用
  2. 人事評価に活用
  3. 訴訟から守るために活用

多くの企業はJob Descriptionを持っていても❶雇用の際に使用する程度です。

きちんと運用する場合さらに重要な位置づけとなるのが【人事評価、❸訴訟から守る】の活用法です。

ショウさん
ショウさん
多くの在米日系企業においては、ジョブディスクリプションはもっと活用できる書類であるという認識が低いのではないかと思います。

Job Descriptionに不備がある場合のリスク

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シャイン
シャイン
ジョブディスクリプションに不備がある場合のリスクを教えて下さい。
ショウさん
ショウさん
Job Descriptionの不備におけるリスクは、大きく分けて2つあります。1つは雇用のミスマッチにより従業員が辞めていってしまうこと、もう1つはエグゼンプト・ノンエグゼンプトの分類ミスが起きてしまうということです。

雇用のミスマッチが起こる

ジョブディスクリプションに不備がある場合、雇用のミスマッチにより従業員が辞めてしまうことがあります。

なぜなら企業と従業員の間で仕事内容の誤解が生じることがあるからです。

【雇用のミスマッチにより不利益】

  • 仕事内容の誤解が雇用後に分かり、従業員が辞めてしまう
  • 人の採用にかかる時間と労力が無駄になる
  • 適任でない従業員を雇用してしまうことがある
ショウさん
ショウさん
Job Descriptionの不備をなくすことにより雇用のミスマッチを未然に防ぎましょう。

分類ミスが起こる

Job Descriptionに不備があるとポジションにおいて分類ミスが起こるリスクがあります。

アメリカの場合、EXEMPTNON-EXEMPTという分類によって働き方が異なります。

【EXEMPTとNON-EXEMPTの違い】

  • EXEMPT:給料が固定給で支払われる
  • NON-EXEMPT:給料が時間給で支払われる

EXEMPTとNON-EXEMPTの違いについてはコチラの記事米国企業における就業規則を徹底解説で詳しく解説しています。

EXEMPTNON-EXEMPTの分類ミスを未然に防ぐためにも、ジョブディスクリプションを整備しましょう。

ジョブディスクリプションを更新しよう

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シャイン
シャイン
ジョブディスクリプションは作成した後、更新する必要はあるのでしょうか?
ショウさん
ショウさん
はい、Job Descriptionは企業の成長や人員の増加と共に、定期的に見直しや更新が必要です。ジョブディスクリプションを定期的に更新することにより訴訟リスクを軽減したり、活用しやすくする事が可能となります。

Job Descriptionは作成して終わりではない

ジョブディスクリプションは、作成して終わりではなく定期的に更新する必要があります。

なぜなら企業の成長して人が増えたりすると共に、仕事の内容も変わっていくことがあるからです。

ジョブディスクリプションの更新内容
  1. ポジション名
  2. 仕事内容のサマリー
  3. 仕事の責任範囲
  4. 条件(学歴・経歴・資格等)
  5. 職場環境・身体的条件
ショウさん
ショウさん
ジョブディスクリプションを定期的に更新し、ジョブディスクリプションの内容と実際の業務に乖離がないようにしましょう

ジョブディスクリプションのことならHR Linqs, Inc.

HR_Linqs

 

シャイン
シャイン
ショウさんの会社ではJob Descriptionの作成や更新といったサービスを取り扱っていますか?
ショウさん
ショウさん
はい、HR Linqsでは在米日系企業のジョブディスクリプション作成から更新まで対応しておりますのでお気軽にお問い合わせ下さい。
シャイン
シャイン
今日はお時間いただきありがとうございました。
ショウさん
ショウさん
ありがとうございました。

HR Linqs, Inc.の事業案内

ショウさん@HrLinqsは経験豊富なアメリカ人事コンサルタントです。

大手の在米日系企業には人事部門があり、人事や雇用関連の書類がしっかり整備されています。

しかし僕の勤め先や社内に人事のプロがいない企業にとってHR Linqsさんは強い味方となってくれます。

HR Linqsの事業案内
  • Employee Handbook(就業規則)作成/更新
  • ジョブディスクリプションの作成/更新
  • 雇用関連書類の作成/更新
  • 人事・労務関連コンサルティング

人事関連業務に不安を抱えている方は是非HR Linqsさんに相談してみてください。

HR Linqs, Inc.に相談してみる

在米日系企業にとって就業規則は重要です

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この記事で紹介した『ジョブディスクリプションを整備しよう』を理解すれば、Job Descriptionの重要性がわかります。

ジョブディスクリプションまとめ
  1. ジョブディスクリプションとは?
    • 職務記述書/職務指南書のこと
  2. なぜジョブディスクリプションが必要?
    • 人の採用に役立つ
    • 人事考課に役立つ
    • 訴訟リスク軽減に役立つ
  3. ジョブディスクリプションのメリット・デメリット
    • メリットは雇用のミスマッチの防止
    • 従業員はJD記載以外のことをやる義務がない
  4. 在米日系企業のジョブディスクリプション
    • 日系企業はJDをあまり整備できていない
    • 日系企業はJDをあまり活用できていない
  5. ジョブディスクリプションの不備による不利益
    • 雇用のミスマッチが発生
    • 分類(EXEMPT/NON-EXEMPT)ミスが発生
  6. ジョブディスクリプションは定期更新が必要
    • 企業の成長や人員増と共に定期更新する
  7. Job DescriptionのことならHR Linqs, Inc.に相談

在米日系企業に勤務されている方は、Job Descriptionについて一度は聞いたことがあると思います。

しかし定期的に更新する必要があることや、人を雇う際以外にも活用できるということを知っている人は多くないでしょう。

ジョブディスクリプションに不備があると、雇用のミスマッチが起きたり、訴訟時に不利になったりします。

会社経営の効率化、又大きな問題を未然に防ぐ為にも、今一度Job Descriptionを見直してみて不備がないか確認しましょう。

今回取材にご協力頂いたHR Linqs, Inc.ショウさん@HrLinqs、ありがとうございました。

 

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