・英語できないのに海外営業に異動になった・・・
・リスニングが苦手で電話英語が聞き取れない
・海外営業やりたいけど、どの程度の英語力が必要？
・英語できないのに海外営業に異動となり困った
・英語リスニングが苦手でお客さんの英語が聞き取れない
こられの悩みを解決する記事を書きました。
この記事で解説する『海外営業に必要な英語力』を理解すれば海外営業に必要な英語力わかり自分の英語力をどの様に磨けば良いかわかります。
なぜなら、僕は以前海外営業として働き実際に現場で英語を使って業務をこなしていたからです。
海外営業に必要な英語力を身に着ければ、海外駐在員候補となり得ますので頑張って英語力を高めましょう。
目次
海外営業は英文メールがマスト
海外営業が海外の取引先とコミュケーションする上で最もよく使う手段がメールです。
メールをメインで使う主な理由は下記の通りです。
- やり取りする地域によっては時差がある
- メールで記録として残しておけば言った言わないのトラブルが防げる
完璧な英文でなくても良いですが、海外営業は相手に伝わる英文をメールを書くことが要求されます。
海外顧客とメールでやり取り
海外営業は緊急度が高い場合を除いて、ほとんど場合メールを使って海外顧客とやり取りします。
なぜなら海外のお客さんとは英語でやり取りすることになり、英語を母国語としない人通しが口頭でやり取りすると誤解が生じやすいからです。
・在庫確認や納期調整
・出荷書類の送付
・商品の問い合わせ対応
・新製品の紹介
・クレーム対応
メールで主にやり取りする内容は上記の通りで、これらであれば特に電話で話す必要はなく、メールだけで十分完結できます。
海外営業はまず英語の読み書きが出来ないと仕事になりません。
英文法をしっかり学んでビジネスで使える英語ライティングをマスターしましょう。
僕は海外営業に異動になった後、英文法を鍛える為にEvergreenという本をを5回転程読みました。
英文メールは型が決まっている
海外のお客さんと英語でメールのやり取り・・・なんだか難しいそうですが、心配はいりません。
なぜなら海外営業が海外のお客さんとやり取りする内容は、パターンが決まっているので慣れればスラスラかけるようになるからです。
以下実際に海外営業が現場で使う英文メールの具体例です。
Hello Kevin,
Please find the attached shipping documents for your shipment shipped out on Oct. 22nd.
Regards,
Shine
ケビンさん、10月22日出荷分の出荷書類をお送りします。
Please find the attached は添付ファイルを送る時によく使う言い回しです。
Hello Paul,
We have 200pcs of ABC-devices in stock as of today.
Regards,
Shine
ポールさん、本日時点でABC機器200台の在庫があります。
We have 数量 of 商品 in stock は在庫連絡によく使う言い回しです。
こんな感じで日常業務で使う英文メールは型が決まっているので、英文メールの本を1冊買って覚えてしまいましょう。
海外営業は社内資料を英訳
僕が勤める会社は大手ではない為、英語が出来る人材が圧倒的に少ないです。
社内資料の英訳や英文法チェックは、本来海外営業が対応する仕事ではないかもしれません。
しかし僕の勤め先では他に技術資料の英訳対応できる部署がない為、海外営業が受けていました。
販促物の英訳
販促物の英訳や文法チェックの仕事が海外営業に回ってくることがあります。
日系企業、特に中小企業においては英語ができる人材が足りていない為、各部署で英訳対応できない為です。
- 自社商品のカタログ
- WebカタログやWeb広告
- 展示会等で配布する資料
他にもたくさんありますが、僕が海外営業時代に英訳したり文法チェックしたのは上記の通りです。
専門用語や英語の言い回しに迷った時は、現地法人にいるネイティブスピーカーに依頼したこともありました。
技術資料の英訳
技術資料の英訳や文法チェックも海外営業に回ってくることがあります。
僕の勤め先には英語が堪能な技術者がいないので、海外営業にて対応しています。
・仕様書(Specification)
・製品の試験成績書(Test Report)
・不具合報告書(QC Report)
・競合製品比較表
上記の様な技術資料を英訳する訳ですが、ある程度高い英語レベルが要求される為、部署で対応できるのが2名だけでした。
技術資料の英訳は結構大変ですが、受ければ英語力が伸びて周りの人と差別化できる上、各部署から信頼されるのでトライしてみましょう。
海外営業はクライアントと英語で会話
一般的な日系企業会社員の中でも英語力が高いとされる海外営業ですが、それでも英語での会話は簡単ではありません。
なぜならメール等のテキストは時間をかけて書けますが、英語での会話は相手の問いに対しすぐに応える必要があるからです。
ただビジネス英会話は、パターンが決まっていて反復練習すれば、徐々に対応できるようになるので根気よく練習しましょう。
電話で英会話
海外営業が対応する海外顧客とのやり取りは、殆どの場合メールで済みますが電話を使うこともあります。
なぜならメールの返信を待っていられない、緊急対応や重要度の高い案件が発生することがあるからです。
❶納期が間に合わない時
❷大きな品質問題
❸支払いが滞った場合
❹大規模案件に関わった場合
海外営業が客先とのやり取りに電話を使うケースは、ざっくり上記の通りです。
❶❷は海外のお客さんから電話がかかってくるケース、❸❹はこちらから電話でフォローアップするケースです。
以下お客さんから納期に関する電話がかかったきたケースの例です。
・シャインさん、ABC機器の納期について状況を知りたいです。現在生産ラインがストップしており早急に商品が欲しいです。
・シャチョウさん、納期遅れ申し訳ありません。来週末までには商品出荷する予定です。又納期が早められる様善処します。状況は随時連絡します。
Our production has been down は必要な製品が届かないので工場の生産ラインがストップしてモノづくりが出来ないという意味です。
I will keep you posted.は何か動きがあったら連絡すると言いたい時に使う言い回しです。I will keep you updated.と言ったりもします。
お客さんから電話があり相手の英語が聞き取れない場合、メールアドレスを聞いてメールでやり取りすれば良いです。
話すより書く方が確実ですし、メールは記録として残るので安心です。
・メールアドレスを教えて下さい
・shacho@abc.comです。
・ありがとうございます。後程メールします。
こんな感じで慣れないうちは、電話を英語で聞いてメールで返すようにしましょう。
練習して自分の英語スピーキングに自信がついてきたら、ゴリゴリ電話ビジネス英会話を楽しみましょう。
打合せで英会話
海外営業はお客さんと会って英語で打合せすることがあります。
基本的に海外営業は日本で仕事をするので、機会は多くはありませんが、お客さんが日本に来る場合、こちらから客先訪問する場合英語で打合せを行います。
- 海外顧客が打合せの為来社
- 海外顧客が工場監査/見学の為来社
- 重要案件打合せの為海外顧客を訪問
- 海外で開催される展示会に参加
❶❷は受け身の来客対応、❸❹はこちらから売り込む格好です。
僕の勤め先の海外営業でお客さんと英語でしっかり会話できる人は非常に少ないです。
ビジネス英会話ができるレベルに達すると、会社の中で貴重な人材となり、その先には海外駐在が見えてきますので英語スピーキング力を磨きましょう。
僕は海外営業時代、「即戦力がつくビジネス英会話」という本を読み込み、移動中は付属のCDをMP3に落として聞いていました。
海外営業に必要な英語力を身に着けよう
この記事で紹介した『海外営業に必要な英語力』をつかめば海外営業が身に着けるべき英語力がわかり、効率的に英語を勉強することができます。
1. 英文メール
・海外顧客とメールでやり取り
・英文メールの型を覚える
2. 社内資料の英訳
・販促物の英訳
・技術資料の英訳
3. クライアントと英語で会話
・電話で英会話
・打合せで英会話
海外営業をやっている人が皆高い英語力を持っているかというとそんなことはありません。
英語の読み書きをしっかりマスターした上で、高いレベルのビジネス英会話力を身に着ければ、海外営業の中でも頭一つ抜け出します。
高い英語力を持つ海外営業は求人が多く転職市場で引く手あまたです。
『海外営業に必要な英語力』を身に着け、年収アップ、キャリアアップを目指しましょう。
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