英語学習

ビジネスで使う英語のメール【問い合わせへの返信編】※コピペOK

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シャイン
シャイン
日系メーカーに勤務しているShine(@Lazy_Kaishine)です。海外営業を3年、アメリカ駐在を7年経験し、現在は日本で事業企画部門の管理職をやっています。

シャチョウ
シャチョウ
  • 英語の問い合わせに対しメール返信するのが億劫
  • 英語ネイティブが使うメール返信のフレーズが知りたい

英語ビジネスメールに関する悩み
  • ビジネスシーンでお客さんから来た英語の問い合わせに対しメールで返信するのが億劫
  • ネイティブスピーカーが英語ビジネスメールの返信で使うフレーズが知りたい

これらの悩みを解決する記事です。

グローバル化が進みビジネスで英語のメールを書く機会が増えた人も多いのではないでしょうか?

ただでさえ英語が苦手なのに、ビジネス英語でメールを書くのはなぁ~という人も多いと思います。

そんな人はこの記事『ビジネスで使う英語のメール【問い合わせへの返信編】』を読んでもらうと英語のメールが怖くなくなります。

なぜならこの記事ではネイティブスピーカーが書いたメールを引用しており、テンプレートとしても使えるようになっているからです。

さすがにそのまま使ったらマズいので少し手を加えていますがw。

記事の内容が英語のメールで悩んでいる読者さんのお役に立てれば嬉しいです。

ビジネスで使う英語のメール【問い合わせへの返信編】

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僕はメーカーで働いているので、内容がメーカー寄りのものになってしまうことを予めご了承ください。

下記英語のメッセージはお客さんからの問い合わせと、僕の勤め先で一緒に働くアメリカ人が書いたメールの内容です。(加工しています)

お客さんから商品に関する問い合わせが入り、それにビジネス英語のメールで返信するといったシチュエーションです。

お客さんから英語メールの問い合わせ

まずは下記お客さんからきた英語ビジネスメールでの問い合わせに目を通してみてください。

お客さんからの問い合わせ

Hello,

I want to inquire about the price of a product or request a quote.

I am interested in having a discussion about price, availability, and lead time for the ABC device to see if it is a viable device for our product.

I am also interested in having a discussion about the software for the ABC device.

Thanks,

Kevin

シャチョウ
シャチョウ
これくらいならワタシでも何とか理解できるな・・・

サッパリ分らんという方、後で日本語訳をつけますので心配しないで下さい。

まずは流し読みでOKです。

ビジネス英語のメールでお客さんに返信

次に英語ビジネスメールでお客さんの問い合わせに対して返信します。

こちらもサッと目を通してもらえればOKです。

お客さんの問い合わせに対する返信

Dear Kevin,

Thank you for contacting Ponkotsu corporation.
This is Shine Kai from Ponkotsu America.
I would be more than happy to assist you on your inquiry.

I see that the end product is indicated as XYZ. Could you clarify further on the usage and application?
Also, the expected required quantity is quite substantial at 20,000 Units per month. Could you assist us in clarifying the following:

  • Please indicate date for start of production:
  • Please indicate volume ramp-up forecast:
  • Please indicate production location/country:

You have also indicated that you would like to have a discussion on the software. Let me know how I can be of assistance.  

For information on immediate pricing and availability please inquire our website at Kaishine Direct using the link below:

https://www.kaishineblog.com

We look forward to hearing from you.

Thank you and best regards,
Shine Kai
Ponkotsu America, Inc.
789 Noodles Ste. 110
Los Angels, CA 99999

シャチョウ
シャチョウ
こんなもん読めるかっ、頭から火噴くわっ!

こんな風に思われた方、丁寧に解説していきますので心配しないで下さい。

ビジネス英語のメールは型が決まっている

ビジネスにおける英語のemailは型が決まっています。

味気なくなってしまうけど、極端な話テンプレートを作ってしまえば書き出しと締めの部分は何とかなります

なので今回の記事では、ビジネスで使う英語メールの書き出しと締めの部分にフォーカスします。

もちろん肝心な内容については、ある程度英語力がいるので文法やらフレーズを勉強するしかありませんが。

ビジネス英語問い合わせメールを解体

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このパートではお客さんから来たビジネス英語メールの問い合わせを解体し、ポイントとなる箇所を詳しく解説していきます。

無理せず書き出しと、締めだけ覚えてもらえれば良いです。(超絶簡単です)

問い合わせ主の書き出し

【原文】
Hello Ponkotsu team,

問い合わせの書き出し例

Hello 問い合わせしてきた会社名 team,

会社名は分かっているけど、担当者名がわからない時に、Hello 会社名 team, という言い回しをよく見かけます。

カジュアルな印象を持ってしまいますが、アメリカ人はビジネスシーンでも普通に使っています。

問い合わせ主のメール締め

【原文】
Thanks,

kevin

ビジネスメール締めの例

Thanks,

名前

日本語のメールだと『よろしくお願い致します。』で締めたりしますが、アメリカ人は”Thanks”で終わらすこともしばしば。

これでも別段失礼な訳ではないです。

僕は”Thanks”に『よろしくお願い致します。』が含まれていると勝手に理解しています。

問い合わせ内容を見てみよう【中級者以上】

このパートでは問い合わせの内容を詳しく見てみましょう。

少し難しいので初心者の方は、スキップしてもらって良いです。

見積依頼

I want to inquire about the price of a product or request a quote.

request a quote ⇒ 見積が欲しい

Request a quoteは見積依頼の際に、よく使われるフレーズですので、丸ごと覚えておきましょう。

 

納期や入手性の質問

I am interested in having a discussion about price, availability, and lead time for the ABC device to see if it is a viable device for our product.

availability ⇒ 在庫の有無
lead time ⇒ 納期
viable ⇒ 実行可能な

Lead timeとは発注してからお客さんの手元に商品が届くまでかかる日数のことです。

納期や入手性に関しての問い合わせは、お客さんから日常的に入りますので、こちらも言い回しを覚えておきましょう。

問い合わせに返信した英語ビジネスメールを解体

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このパートではお客さんに返信したビジネス英語メール解体し、ポイントとなる箇所を詳しく解説していきます。

書き出しと締めは、そのまま使っても大丈夫なので、ぜひ海外顧客と英語のメールでやり取りする際に活用下さい。

ビジネス英語返信メールの書き出し

【原文】
Dear Kevin,
Thank you for contacting Ponkotsu corporation.
This is Shine Kai from Ponkotsu America.
I would be more than happy to assist you on your inquiry.

英語ビジネスメールの書き出し

Dear 相手の名前,
Thank you for contacting 会社名.
This is 発信者の名前 from 会社名.
I would be more than happy to assist you on your inquiry.

上記メールの書き出しは会社名と発信者の名前を変えればそのまま使えるのでコピペしてお使い下さい。

I would be more than happy to ・・・ inquiry.” は『喜んで対応させて頂きます。』といった感じです。

英語メールで自社直販ウェブサイトの紹介

【原文】
For information on immediate pricing and availability please inquire our website at Kaishine Direct using the link below:

https://www.kaishineblog.com

自社直販ウェブサイトの紹介

For information on immediate pricing and availability please inquire our website at 自社直販ウェブサイト名 using the link below:

https://www.自社直販ウェブサイトURL

商品の価格についての回答は、自社直販ウェブサイトやECサイトで商品を販売している場合、それらのURLを教えてあげれば話が早いです。

ビジネスで使う英語メールの締め

【原文】
We look forward to hearing from you.

Thank you and best regards,
Shine Kai
Ponkotsu America, Inc.
789 Noodles Ste. 110
Los Angels, CA 99999

英語ビジネスメールの締め

We look forward to hearing from you.

Thank you and best regards,
発信者の名前
会社名
住所1:建物番号、ストリート名、部屋番号
住所2:市名、県名、郵便番号

英語ビジネスメールの締めは、発信者の名前や住所を変えてもらえれば、このままコピペで使えます。

We look forward to hearing from you.” は『お返事お待ちしております。』という意味です。

Thank you and best regards,” 以下は毎回変えることがないのでメールソフトに署名として登録しておけば良いでしょう。

返信の内容を見てみよう【中級者以上】

このパートでは返信の内容を詳しく見てみましょう。

問い合わせ同様難しいので初心者の方は、スキップしてもらって良いです。

商品の使い道確認

I see that the end product is indicated as XYZ. Could you clarify further on the usage and application?

Clarify further ⇒ より明確にする

Clarifyは問い合わせの内容がモヤっとしていて、もう少し明確にしてほしい場合に使います。

 

案件詳細確認

Also, the expected required quantity is quite substantial at 20,000 Units per month. Could you assist us in clarifying the following:

  • Please indicate date for start of production:
  • Please indicate volume ramp-up forecast:
  • Please indicate production location/country:

Substantial ⇒ 相当な、かなりの
Start of production ⇒ 量産開始時期
Volume ramp-up forecast ⇒ 生産数量推移予測
Production location/country ⇒ 量産場所/国

上記の言葉はメーカーで良く使われるフレーズです。

ある製品を突然100万台作ってくれと言われても、作れないので量産開始時期や必要な数量等の情報を先に入手します。

Production location/country を聞く理由は2つあります。

  1. 製品はアジアで量産されることが多く欧米はまれ
  2. 提示する価格において量産地域管轄の現地法人と連携する必要がある

❶は問い合わせを受けた場所と量産場所が異なる場合、量産場所/国を管轄する現法と情報共有する必要があるからです。

気を付けないといけないのは❷で、お客さんはアチコチに見積依頼をすることが多く、他の海外現法が先に見積を出していることがあります。

他現法が高く見積を出して、自分が所属する現法が安く見積を出す等、同じ会社内で異なる価格を出さないようにする必要があります。

 

案件詳細確認

You have also indicated that you would like to have a discussion on the software. Let me know how I can be of assistance.  

Let me know how I can be of assistance. ⇒ 私にできることがあれば言って下さい。

Let me know how I can be of assistance. ” はアメリカ人が使っているのをよく見かけます。

お客さんとの英語ビジネスメール日本語訳

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ここではお客さんから来た英語問い合わせメールとそれに対する返信メールを日本語訳しています。

暗記する必要はないので、ああ日本語に訳すとこんな感じなんだぁ程度に読んで下さい。

英語メールの問い合わせ日本語訳

まずお客さんから送られてきたビジネス英語メールの日本語訳を見ていきましょう。

お客さんからの問い合わせ

Hello Ponkotsu team,
ポンコツ社の皆さんこんにちは。

I want to inquire about the price of a product or request a quote.
ある製品の見積が欲しくてメールしました。

I am interested in having a discussion about price, availability, and lead time for the ABC device to see if it is a viable device for our product.
ABC機器の価格、在庫有無、リードタイム(入手性)、当社製品に使用可能かどうか知りたいです。

I am also interested in having a discussion about the software for the ABC device.
またABC機器のソフトウェアについてもお話したいです。

Thanks,
よろしくお願いします。

Kevin

メーカーへの問い合わせなので、分からない言い回しがあるかもしれませんが、分からなくても全然問題ないです。

お客さんに送った英語返信メールの日本語訳

ここからは、お客さんへの英語返信メールの日本語訳です。

参考にして頂き、使えそうなフレーズはぜひビジネスシーンで使ってみて下さい。

英語返信メールの日本語訳

Dear Kevin,
Kevinさん

Thank you for contacting Ponkotsu corporation.
ポンコツ社にコンタクト頂きありがとうございます。

This is Shine Kai from Ponkotsu America.
ワタシはポンコツ社アメリカ現地法人のShine Kaiと申します。

I would be more than happy to assist you on your inquiry.
お問い合わせの件、喜んで対応させて頂きます。

I see that the end product is indicated as XYZ. Could you clarify further on the usage and application?
御社の最終製品はXYZとお見受けします。よろしければ詳しい使用方法と用途を教えて下さい。

Also, the expected required quantity is quite substantial at 20,000 Units per month. Could you assist us in clarifying the following:
また月当たりの予測必要数量が2万台とのことでかなり大口なので次にあげる項目について詳しく教えて下さい。

  • Please indicate date for start of production:
    量産の開始はいつになりますか?
  • Please indicate volume ramp-up forecast:
    量産時の数量がいつ頃から増えていくか教えて下さい。
  • Please indicate production location/country:
    量産時の場所/国を教えて下さい。

You have also indicated that you would like to have a discussion on the software. Let me know how I can be of assistance.
ソフトウェアについて協議したいとのことですが、私にできることがあればお申しつけください。

For information on immediate pricing and availability please inquire our website at Kaishine Direct using the link below:
商品の価格と在庫状況については弊社直販ウェブサイト『Kaishine Direct』を参照下さい。下にリンク貼っておきます。

https://www.kaishineblog.com

We look forward to hearing from you.
お返事お待ちしております。

Thank you and best regards,
毎度ありがとうございます。

Shine Kai
発信者の名前

Ponkotsu America, Inc.
ポンコツ社アメリカ現地法人

789 Noodles Ste. 110
789番地、Noodlesストリート、110号
Los Angels, CA 99999
ロサンゼルス、カリフォルニア、郵便番号99999

前述の通り書き出しと締めは使い勝手が良いので、ワードやメモ帳などにコピペしてお使い下さい。

ビジネス英語のメールは怖くない

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この記事『ビジネスで使う英語のメール【問い合わせへの返信編】』を読んで頂きありがとうございました。

ビジネスで使う英語のメールに対するハードルが少しでも下がったのであれば嬉しく思います。

英語ビジネスメール返信編まとめ
  1. ビジネス英語のメールは型が決まっている
  2. ビジネス英語メールの書き出しはシンプル
  3. ビジネス英語メールの締めは変えずに固定する

僕はコピペすればビジネスシーンで使えるという部分にフォーカスしてこの記事を書きました。

カバーできていない単語やフレーズの意味は、ググれば色んなサイトで解説されているのでそちらを参照頂ければと思います。

この記事が海外のお客さんとのメール交信に苦戦している人や、これからグローバルに活躍される読者さんのお役に立てば嬉しいです。

 

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アメリカ駐在を7年経験した後、現在は事業企画部門の管理職として働く40代の会社員です。海外営業や海外駐在員として働いて得た経験やスキルを発信します。多くの読者さんに海外ビジネスのことを知ってもらいたいです。