・人事異動で海外営業に来たけど何から手を付けよう？
・英語は得意だけど他に何を勉強すればいいの？
・海外営業として働きたいけど、どんなスキルが必要なの？
・国内営業から海外営業へ異動になったけど何から手を付けたらいいの？
・英語は得意だけど海外営業には他にもスキルがいるの？
これらの悩みを解決する記事を書きました。
この記事で解説する『海外営業に必要な4つのスキル』を理解すれば海外営業に必要なスキルがわかりデキる海外営業になることができます。
なぜなら僕は現在海外駐在員をやっていますが、その前は海外営業として働きこれらのスキルを身に着けたからです。
海外営業に必要なスキルは海外駐在員として海外勤務する際にも必要ですので、じっくり読み込んで下さい。
目次
【海外営業に必要なスキル】①英語力
海外営業が海外のお客さんや代理店とやり取りする際、原則英語でコミュニケーションします。
当たり前ですが、日本語は基本的に日本人相手にしか通じませんので、海外ビジネスで日本語を使うことはありません。
海外営業として業務をこなすのに支障がないレベルの英語力を身に付けましょう。
英語で客先と電話、メールのやり取り
海外営業は日本から、電話やメールを使ってお客さんや代理店とやり取りをします。
相手が日本人であれば日本語で良いですが、日本人以外の人とやり取りすることが殆どで、その場合英語を使います。
- 納期や出荷に関わる連絡
- 商品についての問い合わせ
- クレーム対応
- 新製品等のプロモーション
あげればキリがないですが、ざっくり上記4点を日常的にやり取りします。
海外営業の仕事は緊急性の高いケース以外、メールで事足りことがほとんどです。
英語をペラペラ話せるにこしたことはありませんが、まずは英語でメールがしっかり書けるように努力しましょう。
Hello Tom,
Thank you so much for your inquiry.
Unfortunately, the product you are indicating has been discontinued.
We are very sorry for the inconvenience.
Best Regards,
Shine
お問い合わせ頂きありがとうございます。その商品は販売中止となっております。ご迷惑をお掛けして申し訳ございません。
英文メールはある程度型が決まっているので、基本的な英語力があれば業務で数をこなしているうちに書けるようになってきます。
実際に僕も本一冊買って、それを参考にして業務をこなしているうちにストレスなく海外のお客さんとやり取りできるようになりました。
海外営業として更に上を目指す人は、海外顧客や代理店と電話でゴリゴリやり取りできるように英会話スキルも磨きましょう！
英語の書類を問題なく処理
海外営業が取り扱う書類は、基本的に英語で書かれています。
下記の様な英文書類を作成するのも海外営業の大事な仕事の一つです。
- Invoice：品名、数量、価格が記載された送り状
- Packing List：貨物の個数、重量等が記載された書類
- Air Way Bill：航空貨物運送状
- BL：船荷証券
- 見積書や自社の商品カタログ
出所：JETRO
ただ海外営業が扱うこれらの英文書類は書式やパターンが決まっているので慣れてしまえば難しくないです。
こられの書類に書かれていることが理解できるよう、基本的な英語力と専門用語を押さえれば大丈夫ですよ。
【海外営業に必要なスキル】②営業力
海外営業は日本国内から海外のお客さんに対して営業活動を行います。
必要に応じて海外出張し海外のお客さんを訪問することもありますが、殆どの場合日本に軸足を置いて活動します。
ここでは海外拠点をベースに活動する海外駐在員と日本国内をベースとする海外営業は別物と定義します。
メールや電話を使って売り込み
海外営業は基本的に本社のある日本から海外のお客さんにコンタクトし、メールや電話を使って営業活動します。
なぜなら海外にあるお客さんを訪問して商談する対面営業は、客先最寄りにある海外現地法人の仕事だからです。
- 自社WEBサイト経由で来た問い合わせ対応
- メールか電話を使って未開拓顧客アプローチ
- 既存顧客、新規顧客に新商品の紹介
上記の様な業務であれば、メールや電話で対応できますよね。
ちょっとした問い合わせ対応の度に、海外出張して顧客訪問しているとお金がかかってしょうがないです。
・航空券代
・ホテル代
・現地の交通費
・接待交際費
海外出張すると上記の費用がかかるので、対面営業は現地法人や代理店に任せ、海外営業は電話やメールを使って効率良く営業活動するのがミソです。
電話会議やWEB会議に参加
電話会議やWEB会議形式でのミーティングに参加することが多いのも海外営業の特徴です。
世界のあちこちに散らばるお客さんや代理店に呼ばれても、「はい、分かりました。」と言った具合にすぐには行けません。
- 電話会議システム
- WEB会議システム
従って物理的に距離が遠い海外客先とのミーティングは上記❶❷の様に電話かWEBを使います。
❶電話会議システムは、2者間だけでなく複数者間で通話することができるのが特徴で割と手軽です。
一方❷WEB会議システムは、ビデオ通話ができる上、画面シェアもできるので対面の会議に近い感覚で打ち合わせができます。
僕の勤め先はWebexというビデオ会議システムを使っています。
【Webexの特徴】
- 複数の参加者間でWEB会議ができる
- ビデオ通話ができる
- 参加者間で画面シェアができる
- PC – タブレット – スマホで会議ができる
- 電話でも会議に参加できる
ビデオ通話で相手の表情が見られて、画面シェアでプレゼン資料が見られるので打ち合わせは、ほぼこれで間に合ってしまいます。
現在僕はアメリカで駐在員として働いていますが、アメリカは国土が広く客先と会って打ち合わせするのが難しいのでWebexを良く使っています。
最近はZoomというWEB会議システムもよく使われていますね。
複数の人と一緒に電話会議やWEB会議に入る場合、モバイルスピーカーフォンが便利です。
海外顧客の来客対応
海外から日本へ出張で来られるお客さんのアテンドをするのも海外営業のミッションです。
海外から来られるお客さんは余程日本マニアか日本好きでない限り、日本語を話すことはありません。
コミュケーションは英語で行われることが多いので、他部署の案件であっても海外営業が通訳としてサポートします。
- 新規又は既存ビジネスの打ち合わせ
- 工場見学又は工場監査
海外のお客さんが日本へ来られるのは、ざっくり上記2点の目的が多いです。
しっかり対応してお客さんとの関係を強化し次のビジネス機会へと繋げなければなりません。
僕も海外営業時代は、新規ビジネスのミーティングや工場監査の通訳などで走り回っていました。
海外に出張して顧客訪問
海外営業は必要に応じて海外出張し、海外のお客さんを訪問することがあります。
世界は広いので海外現地法人がカバーできないエリアがあり、海外営業はそれらのエリアの顧客を担当することがあります。
僕が海外営業だった頃、大抵電話会議やWEB会議で済ませましたが、大きな商談や大きなクレームが出た際はお客さんを訪問していました。
【海外営業に必要なスキル】③貿易実務
海外営業は海外のお客さんに自社の商品を販売します。
海外のお客さんに商品を発送する為には、商品を輸出する必要があり、海外営業はある程度貿易実務の知識が必要となります。
インコタームズを理解する
海外営業はインコタームズを理解していなければなりません。
インコタームズとは輸送する際の条件であり、インコタームズによって自社商品の見積価格が変わってくるからです。
・EXW: Ex Works(工場渡し)
・FCA: Free Carrier(運送人渡し)
・DDP: Delivered Duty Paid(関税込持込渡し)
・FOB: Free on Board(本船渡し)
・CIF: Cost, Insurance and Freight(運賃保険料込み)
出所：JETRO インコタームズ2010
上記は代表的な貿易条件です。
輸送費が自社持ちなのか客先持ちなのか、どこからどこまでが送り主の責任かを把握する為にも覚えてしまいましょう。
国際物流のフローを理解する
海外営業は自社の商品が海外のお客さんへ出荷されるフローを掴んでおかなくてはなりません。
日本国内であればトラックで陸送するだけですが、海外に商品を輸出する場合手間がかかる上に国内輸送と比べてトラブルも多いからです。
工場出荷 ⇒ 搬入 ⇒ 輸出通関 ⇒ 輸出 ⇒ 輸入 ⇒ 輸入通関 ⇒ 陸送
海外への輸送はざっくり上記の様なフローですが、輸出入通関時に書類不備等でトラブることがあります。
又海外輸送は商品が客先の手に渡るまでに多くのステップを経る為、貨物にダメージが見つかることも多々あります。
トラブル発生時に責任の所在を明らかにして確りとクレームする為にも、海外営業は国際物流のフローを理解する必要があります。
【海外営業に必要なスキル】④英文契約書
海外は日本と違い契約社会であり、ビジネスを始まる際には必ず契約書を締結します。
契約書をメインで取り扱うのは法務部門ですが、客先窓口の海外営業がお客さんと法務の間に入って業務を進めます。
ここでは良く取り扱う機密保持契約書(NDA)と取引基本契約書を解説します。
下記の記事で詳しく解説しているので、深堀したい方は下記の記事もあわせてどうぞ。
機密保持契約書読解
お客さんと取引する際、多くの場合機密保持契約書(Non-Disclosure Agreement)という契約書を結びます。
NDA(Non-Disclosure Agreement)を締結して、お互いの機密情報(技術情報等)を他者に漏らさないようにします。
海外営業はお客さんと自社法務部門の間に入って、やり取りを円滑にするのが役目です。
取引基本契約書読解
海外のお客さんと取引を始める際、取引基本契約書を締結します。
ビジネスの条件を取引基本契約書に盛り込み、言った言わないのトラブルを未然に防ぎます。
NDAと同じく海外営業はお客さんと法務部門の間に入り、コミュニケーションをスムーズにするのが役目です。
海外営業に必要なスキルは4つ
この記事で紹介した『海外営業に必要な4つのスキル』を身に着ければ、デキる海外営業として海外マーケットで活躍するチャンスを掴むことができます。
1. 英語力
・英語で客先とメール、電話のやり取り
・英語で書かれた書類を問題なく処理
2. 営業力
・メールや電話を使って売り込み
・電話会議やWEB会議に参加
・海外顧客の来客対応
・海外に出張して顧客訪問
3. 貿易実務
・インコタームズを理解する
・国際物流のフローを理解する
4. 英文契約書
・機密保持契約書読解
・取引基本契約書読解
海外営業は国内営業と比べて待遇が良い傾向にあるので、海外ビジネスに携われば年収アップや出世が狙えます。
また海外営業は求人が多く、海外営業に必要なスキルを持つ人材は、転職市場において市場価値が高いので転職に有利です。
現在海外営業として活躍している人、これから海外営業を目指す人は『海外営業に必要な4つのスキル』身に着け、キャリアアップを目指しましょう。
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