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【海外営業経験者が解説】海外営業が携わる4つの仕事内容

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シャイン
シャイン
メーカーの元海外営業、現在はアメリカで海外駐在員をしているShineです。
海外営業の仕事内容に関する質問

・海外営業の具体的な仕事内容は?
・国内営業との違いは何?
・どの程度の英語力が必要なの?

海外営業に興味があるけど、海外営業の具体的な仕事内容が分からないという人は多いのではないでしょうか?

この記事で解説する『海外営業が携わる4つの仕事内容』を理解すれば海外営業の仕事内容をしっかりイメージできるようになります。

なぜなら、この記事は実際に僕が海外営業時代に経験した業務の内容を基に書かれているからです。

この記事では、海外営業が携わる仕事内容4つを紹介します。

海外営業として活躍したいという方は海外営業の仕事内容をしっかり掴んで必要な知識を身に着けて下さい。

【海外営業の仕事内容】①出荷業務

Transportation

僕が勤める会社の海外営業は、『営業』というより海外出荷業務をメインとする部署です。

僕が国内営業から海外営業に異動した直後、海外出荷業務をこなしていました。

『営業』の仕事とは少し異なりますが、商品が自社から海外の客先に届くまでの流れを体で覚えられるので大事な業務の一つです。

客先から注文書を入手し納期調整

国内営業と同じく海外営業もお客さんから注文書(Purchase Order)を入手しシステムに受注入力します。

受注から客先への納期回答までの流れは下記❶~❹の通りです。

  1. 注文書(PO)が客先から送られてくる
  2. PO(Purchase Order)を入手しデータ入力
  3. 在庫確認、納期調整
  4. 客先にPO受領と納期の連絡

このフローは国内営業と基本的に同じです。

国内営業との大きな違いは、海外営業の場合客先とのやり取りを英語で行わなければならないという部分です。

用語解説

・納期調整:在庫がない場合商品が出来上がる期日を客先希望納期に近づけるよう調整すること
・PO受領の連絡:注文書を受け取ったことを客先に連絡すること

海外営業は英語で読み書きができないと仕事にならないので、英語力に自信がない人はまずTOEIC700点程度を目指して下さい。

フォワーダーに出荷手配の連絡

商品の出荷準備が整ったらフォワーダーに出荷手配の連絡をします。

日本国内のお客さん宛に商品を出荷する場合、トラックで輸送することが殆どですが海外への出荷は船か飛行機です。

海外出荷の流れ

❶フォワーダーに出荷手配の連絡
❷フォワーダーにInvoice等出荷書類送付
❸自社工場からフォワーダーの倉庫に商品搬入
❹フォワーダーが通関、輸出(海外客先へ出荷)

上記の通り商品を海外の客先に向けて出荷するには輸出通関する必要があり国内出荷と比べて手間がかかります。

用語解説

フォワーダー:国際輸送を取り扱う業者(日通近鉄等)
Invoice:品名、数量、価格が記載された送り状
輸出通関:輸出する際、税関に輸出品を申告し輸出許可を受ける手続き

出所:JETRO

客先へ出荷の連絡

商品が海外の客先に向けて出荷されたら、客先に出荷されたことを知らせます。

客先担当者に下記書類をメールで配信し海外出荷業務完了です。

  • Invoice
  • Packing List
  • Air WayBill(空輸)又はBL(船)

出荷した客先側にて輸入通関でトラブったり、Invoice上の価格にミスがあるといったことがたまに発生します。

その際出荷した側と受取人側で、前述3種類の書類を見ながら何が問題かを確認すると話がスムーズに進みます。

用語解説

Packing List:貨物の個数、重量等が記載された書類
Air Waybill:航空貨物運送状
BL(Bill of Lading):船荷証券

出所:JETRO

僕はフォワーダーで働いていた頃、輸出業務に携わっていたので、その経験がメーカー海外営業の業務に活かせました。

海外出荷の流れを覚えるのは実際に業務を経験するのが一番ですが、貿易実務の本を1冊読んでおけば理解しやすいです。

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【海外営業の仕事内容】②営業活動

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海外営業における営業活動は基本的に日本国内からメールや電話を使って行います。

電話やメールとは言っても海外顧客の新製品情報や競合情報収集、価格交渉等をやることになるので営業スキルが必要です。

日本国内で営業経験がある人は、海外営業においても国内営業で培ったスキルが活かせます。

海外現法・代理店の販促支援

海外営業は自社の海外現地法人、海外代理店の販促支援を行います。

海外とビジネスをしている会社は海外に現地法人があったり、自社商品を販売してくれる代理店があったりします。

  1. 海外現法従業員に対する製品トレーニング
  2. 海外代理店に対する製品トレーニング
  3. 製品毎、顧客毎の販売実績分析
  4. 海外現法、代理店向け販促物、カタログ等企画提案

上記❶~❹の様に海外営業は自ら海外顧客に対してゴリゴリ自社商品を売り込むというよりは海外現法や代理店の後方支援をするといった色合いが強いです。

お客さんに近いのは海外現法や代理店ですので、海外営業は海外現法や代理店をサポートすることになります。

海外現法が無いエリアの顧客対応

海外現地法人が無いエリアの顧客は、海外営業が客先窓口として直接対応します。

世界は広いので全世界隅々まで現地法人があるという会社はあまりありません。

Shineが担当した客先の所在地

・イスラエル
・オーストラリア
・タイランド
・イタリア
・トルコ

僕が働く会社は中国、アメリカ、欧州、東南アジアの4カ所に現地法人がありますが、現法がカバーしていない上記エリアを僕が担当していました。

僕が海外営業だった頃、現地に出向くことは殆どなく、メールや電話で自社商品のPR、情報収集、見積提出等を行っていました。

海外顧客の来客対応

海外顧客の来客対応も海外営業の大事な仕事の一つです。

なぜなら打合せ目的や工場見学目的で、海外から来られたお客さんを英語でアテンドする必要があるからです。

海外顧客のアテンドに必要なのはざっくり下記3点です。

  • ビジネスレベルの英語力
  • コミュニケーション能力
  • 商品の知識

僕は海外営業に異動する前日本国内で営業をやっていたので、海外営業時代は海外顧客アテンドに駆り出されることが多かったです。

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【海外営業の仕事内容】③翻訳業務

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技術資料や展示会等で使う販促物の翻訳も海外営業が担当する業務の一つです。

なぜなら僕が働く会社は規模が大きくないので、そもそも英語ができる人が少ないからです。

ただ大手企業の場合英語ができる技術者がいたりして、これらの書類が英語で作成され海外営業の介在無しで完結することもあるようです。

技術資料の翻訳

僕の勤め先(メーカー)では技術資料の翻訳も海外営業に回ってきます。

本来は技術を分っている人が翻訳すべきですが、工場に英語ができる人がいないからです。

海外営業が翻訳する主な技術資料

・納入仕様書(Specification)
・不具合報告書(QC Report)
・製品紹介スライド

上記3点はよく翻訳を依頼される技術資料です。

用語解説

・納入仕様書:製品の詳細な仕様が記載された文書
・不具合報告書:不具合発生時に原因や対策をまとめる報告書

翻訳を外注するという手もありますが、外注しても後で細かい手直しをする必要があったので僕は初めから自分でやっていました。

展示会販促物の翻訳

展示会に出展する際に仕様するポスターや販促物の翻訳も海外営業が対応します。

工場と同じく宣伝部隊に英語ができる人がいないのが主な理由です。

  • 商品の写真やグラフィックが載ったパネル
  • 会社紹介のポスター
  • 展示会で配るパンフレット

上記の通り展示会でブースに飾ったり、来場者に配ったりするモノを海外営業が日本語で預かり英訳します。

英語の表現に自信が無いときは、ネイティブスピーカーにプルーフリーディング(確認作業)を依頼することもあります。

展示会で使う販促物の英語がヘンだと会社の看板に傷が付くので、慎重かつ確実に作業することが肝要です。

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【海外営業の仕事内容】④英文契約書レビュー

Contract

英文契約書を取り扱うのは主に法務部門ですが、海外営業も英文契約書レビュー業務に関わります。

なぜならお客さんの窓口は海外営業であり、お客さんと直接やり取りするのは海外営業の仕事だからです。

業務の流れは、お客さんから受け取った契約書を海外営業にて一旦レビューし、法務部門に内容チェックを依頼するといった格好です。

取り扱う主な英文契約書

・NDA(機密保持契約書)
・取引基本契約書

ここでは上記2種類の英文契約書を解説します。

機密保持契約書レビュー

海外客先とビジネスを始める際、最初に締結する契約書が機密保持契約書(Non-Disclosure Agreement)です。

機密保持契約を結ぶことにより、両社間の機密情報(技術情報等)を他者に漏洩できないようにします。

機密保持契約書は大体2~3ページくらいの書面で、どのNDAも文面が似通っているため慣れると読みやすいです。

  • 機密保持契約の当事者は誰と誰か?
  • 機密保持契約が及ぶ対象は何か?
  • 機密保持契約の期間はいつからいつまでか?
  • こちら側に不利なことが書かれていないか?

法務に渡す前に上記4点をチェックし、気付いたことを法務に伝えれば親切です。

細かい内容ついては専門家である法務部門がレビューし、加筆修正すべきことを指摘してくれますので彼らに任せましょう。

出所:PandaDoc

機密保持契約書のひな形は上記サイトを参考にして下さい。

取引基本契約書レビュー

取引基本契約書は、海外の会社と取引を始める際に締結します。

日本と違い海外は契約社会なので、契約書に細かい取引条件を記載し、契約内容に基づいてビジネスを進めます。

取引基本契約書は、細かい取引条件が盛り込まれる為、会社によって書式や内容が異なります。

取引基本契約書チェックするポイント

❶契約する当事者は誰と誰か?
❷不具合発生時の責任範囲はどこまでか?
❸注文書を受け取ってからいつまでに納期回答する必要があるか?
❹Terms of Payment:支払い条件
❺輸送条件:FOB, DDP等誰が輸送費を負担するか?
❻訴訟になった場合の取り決め…通常客先所在地の法廷を指定される

ざっくり上記を海外営業がチェックし、法務部門に内容チェックを依頼しましょう。

海外の取引先から送られてくる取引基本契約書のドラフトは、こちら側に不利な内容が盛り込まれているケースが多いです。法務部門にしっかりレビューしてもらいましょう。

 

取引基本契約書のひな形は下記サイトを参考にして下さい。

出所:PandaDoc

英文契約書は型が決まっているので、慣れると早く読めるようになります。

僕は本一冊買って読み込み、後は実務をこなして英文契約書のツボを掴みました。

海外営業が携わる仕事内容は4つ

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この記事で紹介した『海外営業が携わる4つの仕事内容』を理解すれば海外営業に必要な知識、スキルが見えてきます。

海外営業が携わる4つの仕事内容

1. 出荷業務
・客先から注文書を入手し納期調整
・フォーワーダーに出荷手配の連絡
・客先へ出荷の連絡

2. 営業活動
・海外現法・代理店の販促支援
・海外現法が無いエリアの顧客対応
・海外顧客の来客対応

3. 翻訳業務
・技術資料の翻訳
・展示会販促物の翻訳

4. 英文契約書レビュー
・機密保持契約書レビュー
・取引基本契約書レビュー

次のステージでは海外営業に必要な知識やスキルを身に着け、海外営業として活躍できる人材を目指しましょう。

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こんにちは、Shine(シャイン)です。 5流大学卒業 → フリーター → 派遣社員 → 正社員営業マンという経歴を経て、現在は米国駐在員として働く40代の会社員です。 私が会社員として生き残る為に、実践してきたノウハウを多くの方と共有したいと思いこのサイトを作りました。